Mit der Stellung als Geschäftsführer gehen eine Vielzahl von Pflichten und Aufgaben einher, denen die Geschäftsführung gerecht zu werden hat. Andererseits genießt ein Geschäftsführer auch weitreichende Rechte.
Folgende Darstellung soll einen Überblick über die wesentlichen Rechte und Pflichten eines GmbH-Geschäftsführers liefern.
Allgemeine Pflichten des GmbH-Geschäftsführers
Wahrnehmung der Interessen und Förderung des Unternehmenszwecks
Die Geschäftsführer sind verpflichtet im Interesse des Unternehmens zu handeln und den gesellschaftlichen Zweck zu fördern. Dieses Prinzip führt zu einer Vielzahl individueller Verpflichtungen denen die Geschäftsführung nachzukommen hat.
(Allgemeine) Pflicht zur Treue
Grundlegend ist dabei die allgemeine Treuepflicht. Die Pflicht zur Treue gegenüber der Gesellschaft ist zwar nicht als solche ausdrücklich gesetzlich bestimmt, wird aber unumstritten als gegeben vorausgesetzt. Sie wohnt dem Prinzip der gesellschaftlichen Struktur (gemeinsamen Zweckförderung) und der Rechtsnatur der Geschäftsführung als Organ der Gesellschaft inne. Auch wenn die Geschäftsführer nicht selbst Gesellschafter sein müssen (also dem Gesellschaftszweck fördernd nachgehen) handeln sie „für“ die Gesellschaft, also in deren Interesse.
Im Wesentlichen besagt die Treuepflicht ein Verbot zur Ausnutzung der Organstellung zum Nachteil der Gesellschaft. Die Geschäftsführer haben stets zum Wohl und Nutzen der Gesellschaft zu handeln und zu diesem Zwecke ihre ganze Arbeitskraft zur Verfügung zu stellen. Hierunter fällt, dass es den Geschäftsführern untersagt ist persönliche Vorteile aus ihrer geschäftlichen Tätigkeit zu ziehen, etwa durch Ausnutzen von Geschäftschancen der Gesellschaft für eigene, private Interessen. Ferner ist es treuwidrig zum Nachteil der Gesellschaft günstige Geschäftschancen zu ignorieren.
Wettbewerbsverbot
Eine besondere Ausprägung dieser allgemeinen Treuepflicht ist das sog. Wettbewerbsverbot. Dieses untersagt es dem Betreffenden der Gesellschaft weder räumlich, zeitlich noch sachlich Konkurrenz zu machen. Selbst in Ermangelung einer ausdrücklichen Vereinbarung im Rahmen des Anstellungsvertrags oder einer gesetzlichen Regelung (so etwa § 112 HGB) folgt ein solches Verbot aus dem allgemeinen Grundsatz zur gesellschaftlichen Treuepflicht. Wegen seiner u.U. weitreichenden Konsequenzen sind an die Ausgestaltung und den genauen Umfang eines Wettbewerbsverbots jedoch im Einzelfall strenge Anforderungen zu stellen.
Das Wettbewerbsverbot gilt im satzungsmäßigen Geschäftszweig des Unternehmens sowie in allen Geschäftsbereichen, in denen die GmbH tatsächlich tätig ist. Der Geschäftsführer darf weder in leitender Position tätig sein noch sich mehrheitlich an einem konkurrierenden Unternehmen beteiligen. Es ist auch möglich den Geschäftsführer von einem solchen Verbot vollständig zu befreien und ihm dadurch Raum für eine Nebentätigkeit zu gewähren. Eine solche Befreiung bedarf jedoch einer Regelung in der Satzung oder – sofern in dieser entsprechend vorgesehen – einem Beschluss durch die Gesellschafter. Verfügt ein Geschäftsführer ohnehin nur über eine untergeordneten Einfluss auf die Gesellschaft kann sich eine Befreiung vom Wettbewerbsverbot bereits von selbst (§ 166 HGB analog) ergeben
Kapitalerhaltung
Der Geschäftsführer trägt Verantwortung für die Kapitalerhaltung. Er muss sicherstellen, dass die strengen gesetzlichen Vorgaben zur Kapitalsicherung eingehalten werden. Der Geschäftsführung obliegt damit v.A. die Überwachung und Durchsetzung des gesetzlichen Auszahlungsverbots des § 30 Abs. 1 Satz 1 GmbHG.
Verschwiegenheitspflicht
Dritten gegenüber ist ein Geschäftsführer zur Verschwiegenheit über Betriebsgeheimnisse verpflichtet, und zwar auch nach Beendigung seines Amts. Er darf daher Informationen nicht eigenmächtig weitergeben, sondern muss vorher die Entscheidung der Gesellschafter einholen.
Insolvenzantragspflicht
Im Falle der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung der Gesellschaft hat die Geschäftsführung unverzüglich, spätestens jedoch drei Wochen Eintritt, einen Insolvenzantrag zu stellen. Für den Zeitraum von drei Wochen besteht also die Möglichkeit berechtigten Aussichten einer Abwendung der Insolvenz nachzugehen.
Von Zahlungsunfähigkeit spricht man dann, wenn die Gesellschaft nicht in der Lage ist, die fälligen Zahlungspflichten zu erfüllen. Zahlungsunfähigkeit ist in der Regel anzunehmen, wenn der Schuldner seine Zahlungen eingestellt hat (§ 17 Abs. 2 InsO)
Nach der Rechtsprechung (BGH ZIP 163, 134) ist von einer Zahlungsunfähigkeit auszugehen, wenn eine Liquiditätslücke entsteht, die zu mehr als 10 % Ausfall führt. Dahingegen spricht man lediglich von einer Zahlungsstockung, wenn der Zeitraum nicht überschritten wird, den eine kreditwürdige Person benötigt, um sich die notwendigen Mittel zu leihen. Dieser Zeitraum darf aber nicht die drei Wochen der Maximalfrist überschreiten (BGH ZIP 2005, 1426 ff.).
Überschuldung liegt vor, wenn das Vermögen der Gesellschaft die bestehenden Verbindlichkeiten nicht mehr deckt, es sei denn, die Fortführung des Unternehmens ist nach den Umständen überwiegend wahrscheinlich (§ 18 Abs. 2 Satz 1 InsO)
Organisatorische Pflichten
Auskunftspflichten gegenüber Gesellschafters
Der Geschäftsführer hat den Gesellschaftern auf Verlangen Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu erteilen und Einsicht in die Bücher und Schriften zu gestatten (§ 51a GmbHG). Er darf allerdings die Auskunft und die Einsicht verweigern, wenn er befürchtet, dass der Gesellschafter sie zu gesellschaftsfremden Zwecken verwenden und dadurch der Gesellschaft nicht unerheblichen Nachteil zufügen wird (§ 51a Abs. 2 S. 1 GmbHG). Dazu muss er allerdings einen Gesellschafterbeschluss über die Verweigerung herbeiführen (§ 51a Abs. 2 S. 2 GmbHG)
Gesellschafter-/Anteilswechsel
Der Geschäftsführer muss die Daten der Gesellschafter, wie z. B. Personalien, Adressen, gehaltene Anteile und Einzahlungen, erfassen und verwalten. Findet ein Anteilswechsel statt, muss dieser beim Geschäftsführer angemeldet werden. Er muss die Anteilsübertragung überprüfen, bevor er die Änderung aufnimmt. Zudem ist er grundsätzlich für die Abgabe der erforderlichen Zustimmung bei Anteilsübertragungen zuständig (vgl. hierzu folgenden Artikel)
Einberufung der Gesellschafterversammlung und Teilnahmepflicht
Die Einberufung zur Gesellschafterversammlung obliegt der Geschäftsführung, § 49 Abs. 1 GmbHG (Näheres zur Einberufung siehe unter III. 4.). In manchen Fällen hat eine Einberufung zwingend zu erfolgen so dass sich daraus die Pflicht der Geschäftsführung zum Tätigwerden ergibt, so etwa bei Verlust der Hälfte des Stammkapitals (§ 49 Abs. 3 GmbHG), wenn Gesellschafter deren Geschäftsanteile zusammen mindestens 10% betragen dies verlangen (§ 50 GmbHG). Grundsätzlich gilt das Erfordernis einer Gesellschafterversammlung immer dann, wenn es im Interesse der Gesellschaft als erforderlich scheint (§ 49 Abs. 2 GmbHG). Das wird immer dann der Fall sein, wenn es um Entscheidungen geht die der Gesellschafterversammlung vorbehalten ist, so etwa die Bestellung von Prokuristen (mehr zum Prokuristen in diesem Artikel), Einforderung der Einlagen, Entlastung der Geschäftsführung, etc. (siehe Katalog des § 46 GmbHG).
Auf Verlangen der Gesellschafter hat ein Geschäftsführer an der Gesellschafterversammlung teilzunehmen um den Gesellschaftern Rede und Antwort zu stehen.
Rechnungslegung und Buchführung
Die Geschäftsführung trifft die Pflicht für eine ordnungsgemäße Buchführung der Gesellschaft zu sorgen, § 41 GmbHG. Die wesentlichen Grundsätze einer Buchführung regelt das dritte Buch des HGB in den §§ 238 ff. HGB. Dazu zählen v.a. die Aufstellung des Jahresabschlusses gem. §§ 264 Abs. 1, 242 Abs. 1 HGB zuzüglich eines Anhangs und Lagebericht in den ersten 3 Monaten des Geschäftsjahres für das vorangegangene Jahr (§ 264 Abs. 1 S. 1, Abs. 2 HGB).
Bei der Feststellung des Jahresabschlusses gelten die einschlägigen Vorschriften des HGB. So etwa zur Gliederung der Bilanzen (§§ 266 ff. HGB), zur Gewinn- und Verlustrechnung (§§ 275 ff. HGB), zum Inhalt des Anhangs (§§ 284 ff. HGB), sowie zum Lagebericht (§ 289 HGB).
Handelsregisteranmeldung
Zum Aufgabenkreis der Geschäftsführung gehört schließlich auch die Verantwortlichkeit sämtlicher erforderlicher Eintragungen zum Handelsregister. Dies reicht von der Errichtung der GmbH (§ 7 Abs. 1 GmbHG) über die Gesellschafterlisten (§ 40 GmbHG) und deren fortlaufenden Aktualisierung bis hin zu Maßnahmen der Kapitalerhöhung (§§ 54 Abs. 3, 57 Abs. 1 GmbHG), bzw. -Herabsetzung (§§ 54 Abs. 3, 58 Abs. 1 GmbHG) und schließlich zur Liquidation der Gesellschaft (§ 65 Abs. 1 Satz 1 GmbHG).
Vertretung
Die Gesellschaft wird durch die Geschäftsführung in allen gerichtlichen und außergerichtlichen Angelegenheiten vertreten, § 35 Abs. 1 Satz 1 GmbHG.
Gesamtvertretung/Gesamtgeschäftsführung
Hat die Gesellschaft mehr als einen Geschäftsführer ist die gesetzliche Ausgangslage der Grundsatz einer gemeinschaftlichen Vertretung durch alle Geschäftsführer, § 35 Abs. 2 Satz 1 GmbHG. Für eine Effektivierung der Geschäftsführung ist es jedoch möglich den Geschäftsführern abweichend hiervon das Recht einzuräumen, die Gesellschaft nach außen allein oder zu mehrt zu vertreten (Alleinvertretung bzw. eingeschränkte Gesamtvertretung). Eine Vereinbarung hierüber ist den Gesellschaftern vorbehalten und bedarf zwingend einer Regelung im Gesellschaftsvertrag.
Von dem Recht zur Vertretung (Außenverhältnis) zu unterscheiden ist das Recht (und die Pflicht) zur Geschäftsführung (Innenverhältnis). Auch hier gilt das Gesamtgeschäftsführungsprinzip. Durch interne Regelung (Geschäftsordnung; siehe zu diesem Thema) kann die Geschäftsführung jedoch auf einzelne Geschäftsführer aufgeteilt werden und so den einzelnen Personen bestimmte Teilbereiche (sog. Ressorts) zugewiesen werden. Zu beachten ist jedoch, dass die Zuweisung eines Geschäftsführungsbereichs nicht automatisch ein entsprechendes Alleinvertretungsrecht mit sich bringt.
Kompetenzen bzgl. der Vertretung und der Geschäftsführung können daher differieren.
Umfang der Vertretungsmacht
Grundsätzlich ist die Reichweite der Vertretungsmacht (Außenverhältnis) – anders als die Geschäftsführungsbefugnis (Innenverhältnis) – eines Geschäftsführers umfassend und auch nicht beschränkbar (§ 37 Abs. 2 GmbHG). Dritten gegenüber ist der Geschäftsführer daher grds. uneingeschränkt dazu fähig wirksam Geschäfte für die Gesellschaft abzuschließen. Eine Grenze ist dort zu ziehen wo dem Dritten eine interne Beschränkung bekannt ist oder sich geradezu aufdrängen muss.
Ebenfalls einschränkend sind die gesetzlichen Vorgaben zur Kapitalerhaltung aus §§ 30, 43a GmbHG wonach grds. das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen nicht ausbezahlt werden „darf“ (§ 30 Abs. 1 Satz 1 GmbHG) und hieraus den gesetzlichen Vertretern (Geschäftsführung), Prokuristen oder Handlungsbevollmächtigten auch keine Kredite gewährt werden dürfen (§ 43a GmbHG).