Geschäftsbriefe im Sinne des § 35a GmbHG sind somit beispielsweise: Geschäftsrundschreiben, E-Mails, Faxe, Angebote, Preislisten, Lieferscheine, Rechnungen, Mitteilungen an Arbeitnehmer, Bestellscheine usw.

Nicht zu Geschäftsbriefen zählen Mitteilungen, die entweder nicht nach außen adressiert sind (Schriftverkehr an Gesellschafter) und solche die sich an einen unbestimmten Personenkreis richten (Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen).

Nach § 35 Absatz 1 GmbHG sind folgende Angaben nötig:

Rechtsform

Insoweit genügt die Abkürzung “GmbH”. Es muss nicht ausgeschrieben werden, dass es sich um eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung handelt, da davon ausgegangen wird, dass dies dem Rechtsverkehr bei dieser über 100 Jahre alten Gesellschaftsform bekannt ist. Das ist bei der Unternehmergesellschaft anders.

Bei der UG muss in jedem Falle der Zusatz “(haftungsbeschränkt)” hinter die Bezeichnung als Unternehmergesellschaft oder UG. Das Attribut “haftungsbeschränkt” muss als Klammerzusatz immer enthalten sein. Eine Firmierung unter der Abkürzung UG oder Unternehmergesellschaft ohne das Attribut oder die Abkürzung desselbigen (zB “UGhb”) ist nicht zulässig.

Das Weglassen des Attributs der Haftungsbeschränkung an nur wenigen Stellen des Geschäftspapiers, wie in der Praxis häufig anzutreffen in der Absenderzeile des Sichtfensters, zu einem Haftungsrisiko führt und daher zu vermeiden ist.

Eine Umstellung der Wortreihenfolge (etwa “haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft” oder “UG mit Haftungsbeschränkung”) ist zwar firmenrechtlich zu beanstanden, ist aber nicht als echter Verstoß zu ahnden, da die gesetzlich vorgeschriebenen Warnhinweise in diesen Formulierungen enthalten sind.

Verstöße gegen diese Vorschriften führen zu einer Rechtsscheinhaftung. Hiernach ist derjenige haftbar, der dem Geschäftspartner als (persönlich haftender) Inhaber oder Vertragspartner erscheint. Dies ist im Regelfall der handelnde Vertreter. Wer den Zusatz der Haftungsbeschränkung weglässt, erweckt den Eindruck, er hafte persönlich und wird auch so behandelt. Es handelt sich bei diesen Angaben also um eine echte Haftungsfalle für Geschäftsführer, denn es wird von einer Täuschung des Rechtsverkehrs ausgegangen. Es darf nämlich (noch?) nicht davon ausgegangen werden, dass jeder Geschäftspartner die neuesten gesellschaftsrechtlichen Entwicklungen kennt, weshalb gefordert wird, dass durch den Zusatz (”haftungsbeschränkt”) deutlich gemacht werden soll, dass der Geschäftspartner Verträge mit einer Gesellschaft abschließt, ohne dass eine natürliche Person unbeschränkt hierfür haftet.

Sitz der Gesellschaft

Der Gesellschaftsvertrag hat einen Ort, dh eine bestimmte Gemeinde, als statuarischen oder Satzungssitz festzulegen. Dieser muss zwingend auf den Geschäftsbriefen angegeben werden.

Firma

Die Firma ist der Name der Gesellschaft. Dieser wird ebenfalls in dem Gesellschaftsvertrag festgelegt und muss in den Geschäftsbriefen mit dem im Handelsregister eingetragenen Firmennamen übereinstimmen.

Registergericht und Registernummer

Das zuständige Registergericht bestimmt sich nach dem Sitz der Gesellschaft; dieses vergibt die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister (HR) eingetragen ist. Die Eintragungen in das Handelsregister erfolgen in zwei Abteilungen. Kapitalgesellschaften wie die GmbH und die UG werden in der Abteilung B eingetragen, alle übrigen Unternehmen (insbesondere Einzelkaufleute und Personengesellschaften der Abteilung A. Daher sind GmbH’s und UG’s stets mit einer HRB-Nummer versehen.

Sämtliche Geschäftsführer

Es sind alle Geschäftsführer der Gesellschaft, dh auch Notgeschäftsfürer oder stellvertretende Geschäftsführer, mit dem Familiennamen und einem ausgeschriebenen Vornamen auf den Geschäftsbriefen zu nennen.

Diese Angaben haben den Sinn und Zweck, den Rechtsvekehr über die GmbH zu informieren. Wer gegen § 35a GmbHG verstößt begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Zwangsgeld bestraft werden kann. Darüber hinaus können Verstöße zu einer zivilrechtlichen Rechtsscheinhaftung des Handelnden führen.

Werden darüber hinausgehende Angaben gemacht, haben diese natürlich auch der Wahrheit zu entsprechen. Beispielsweise ist es bei Angaben über das Stammkapital notwendig, dessen gesamte Höhe sowie den Gesamtbetrag der noch ausstehenden (dh noch nicht eingezahlten) Einlagen zu machen.

Für den Fall, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet, ist dies gemäß § 71 Absatz 5 GmbHG ebenso anzugeben (GmbH i. L.). Statt der Geschäftsführer sind dann die Liquidatoren mit deren Funktionsbezeichnung mitzuteilen.